Solliciteer je via een werken-bij-site of een vacatureportaal, dan leest vaak eerst software je cv. Die software heet een ATS, een Applicant Tracking System: het systeem waarin sollicitaties binnenkomen, worden opgeslagen en doorzocht. Kan het je cv niet goed lezen, dan komt een recruiter je minder snel tegen, hoe geschikt je ook bent. In deze gids lees je hoe zo'n systeem je cv leest, wat je aan bestand, opmaak en woordkeus doet, en hoe je zelf controleert of het goed gaat voordat je op verzenden klikt.
Een ATS is in de eerste plaats een administratiesysteem. Werkgevers en bureaus zetten er vacatures in, ontvangen sollicitaties, plannen gesprekken en zoeken later terug in hun kandidatenbestand. Veel systemen lezen daarbij je cv uit en zetten je naam, contactgegevens, werkervaring, opleiding en vaardigheden in een kandidaatprofiel.
In Nederland is dit gewoon geworden. In de Recruitment Tech Survey 2025 staan recruitmentsystemen opnieuw bovenaan de lijst van meest gebruikte recruitmenttechnologie, bij zowel corporate werkgevers als bureaus. Welk systeem een werkgever gebruikt, zie je vaak aan het webadres van het sollicitatieformulier:
Er is dus niet één systeem waarop je je cv kunt afstemmen, en dat hoeft ook niet. De regels in deze gids gaan over het basisprobleem van elk systeem: kan de software de tekst uit je bestand halen en op de juiste plek zetten?
Solliciteer je per mail bij een klein bedrijf, dan leest vaak gewoon een mens je cv. Ook dan helpt alles hieronder.
Wat er met je cv gebeurt, verschilt per werkgever en per instelling. Grofweg zijn het vier stappen.
Over ATS'en circuleren veel losse cijfers zonder bron. Betrouwbaarder is wat leveranciers in hun eigen helpdocumentatie aan werkgevers uitleggen. Greenhouse noemt in zijn artikel over mislukte cv-imports onder meer deze oorzaken: tabellen, kop- en voetteksten, een kolommenindeling, naam en contactgegevens in een koptekst, voettekst of tekstvak, afbeeldingen, cv's die als afbeelding zijn geüpload, en afgekorte functietitels zoals 'Sr. Account Exec' in plaats van 'Senior Account Executive'. Bestanden groter dan 2,5 MB kan Greenhouse niet uitlezen.
Recruitee legt in zijn Nederlandstalige helpcentrum uit dat een cv zonder e-mailadres niet als cv wordt herkend, dat een bestand waarin cv, brief en referenties zijn samengevoegd verkeerd kan worden uitgelezen, en dat erg visuele cv's, gescande documenten zonder doorzoekbare tekst en beveiligde bestanden problemen geven.
Het gaat dus bijna altijd om techniek, niet om je inhoud. En techniek los je in een kwartier op.
Mag software je zomaar afwijzen? Niet zonder meer. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit dat werkgevers niet zomaar geautomatiseerde besluiten over sollicitanten mogen nemen die hen in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Is dat toch het geval, dan moet je zo'n besluit kunnen aanvechten, je standpunt kunnen geven en een betekenisvolle menselijke beoordeling kunnen krijgen. De NVP Sollicitatiecode, de richtlijn voor werving en selectie in Nederland, kreeg in september 2025 een update met aangescherpte richtlijnen voor het gebruik van AI. En de Europese AI-verordening rekent AI-systemen die sollicitaties analyseren en filteren tot de hoogrisicotoepassingen; de verplichtingen daarvoor gelden vanaf 2 december 2027. Je mag een werkgever dus gewoon vragen hoe de selectie werkt.
Loop deze punten na voor elk cv dat je verstuurt. De meeste kosten een paar minuten.
Gebruik kopjes die software en recruiters meteen herkennen:
Een creatieve kop als 'Mijn reis' of 'Waar ik goed in ben' ziet er origineel uit, maar de software weet niet wat eronder staat. Solliciteer je in het Engels, gebruik dan ook Engelse kopjes: Profile, Work Experience, Education, Skills, Languages.
Hier wint of verlies je de meeste punten. Recruiters zoeken in een ATS op woorden, en dat zijn bijna altijd de woorden uit hun eigen vacature.
Hieronder een fictief voorbeeld van Sanne de Vries, die solliciteert als klantenservicemedewerker. De vacature vraagt om ervaring met klantcontact via telefoon, chat en e-mail, kennis van Salesforce en goede beheersing van Nederlands en Engels.
Sannes oude cv is gemaakt in een designprogramma. Haar foto en contactgegevens staan in een gekleurde zijbalk links, haar ervaring staat rechts. Vaardigheden zijn balkjes. De kopjes heten 'Over mij', 'Mijn reis' en 'Toolbox'. Bij werkervaring staat alleen '2019 tot nu' en 'KCC-medewerker'.
Als je de tekst uit die PDF kopieert en in Kladblok plakt, krijg je ongeveer dit:
Over mij Mijn reis KCC-medewerker 06 12 34 56 78 2019 tot nu Klanten helpen Toolbox Energiebedrijf Rotterdam sanne.devries@email.nl Over mij Nederlands Engels
De software ziet geen duidelijke functietitel, kan de periode niet goed berekenen en vindt het woord Salesforce nergens, omdat dat alleen als logo in de zijbalk stond.
Sanne de Vries Rotterdam | 06 12 34 56 78 | sanne.devries@email.nl Profiel Klantenservicemedewerker met vijf jaar ervaring in klantcontact via telefoon, chat en e-mail bij een energieleverancier. Werkt dagelijks in Salesforce en helpt klanten in het Nederlands en Engels. Werkervaring Klantenservicemedewerker (klantcontactcentrum) Energieleverancier Zuid-Holland, Rotterdam maart 2019 tot heden - Beantwoord klantvragen via telefoon, chat en e-mail over facturen, verhuizingen en contracten - Registreer en volg klantvragen op in Salesforce - Werk nieuwe collega's in op de chat en het klantsysteem Opleiding Mbo Commercieel medewerker (niveau 4), Rotterdam, 2015 tot 2018 Vaardigheden Klantcontact via telefoon, chat en e-mail; Salesforce; Microsoft 365; klachtafhandeling Talen Nederlands: moedertaal; Engels: vloeiend
Wat er veranderde:
Er is niets verzonnen. Sanne heeft precies dezelfde ervaring, alleen kan de software die nu vinden.
Je hoeft niet te raden of je cv goed wordt gelezen. Met deze vijf controles weet je het binnen tien minuten.
Wees eerlijk over wat zo'n score is: een inschatting van hoe goed software je cv kan lezen. Er bestaat geen universele ATS-score die elke werkgever gebruikt, en een hoge score garandeert geen uitnodiging. Wil je weten welke woorden uit een specifieke vacature nog ontbreken, gebruik dan Smart Match: je plakt de vacature en ziet je matchscore en de vaardigheden en trefwoorden die je cv nog niet noemt.
Laat de check zien dat je opmaak het probleem is, dan is opnieuw beginnen vaak sneller dan repareren. In de cv-bouwer van Resumate upload je je huidige cv als PDF, Word of foto, of je vult vier velden in: naam, functie, jaren ervaring en vaardigheden. Elk cv krijgt een opbouw die ATS-software goed leest: duidelijke kopjes, gewone lettertypes, geen tekst in afbeeldingen en een PDF waarin de tekst echt tekst is. Je kiest uit 21 designs en ziet live je score. Bouwen en je score bekijken kost niets; downloaden als PDF of Word kan met Pro of met een losse download voor dat ene cv.
Klaar om te testen? Doe de gratis ATS-check of maak je cv in Resumate.
Wil je zien hoe dit er voor jouw vak uitziet? Bekijk de cv-voorbeelden, bijvoorbeeld voor:
Meer weten over wat een ATS precies controleert? Lees hoe ATS werkt.
Ja, als de PDF echte tekst bevat. Een PDF die je uit Word of een cv-bouwer exporteert, is meestal prima. Een gescande PDF of een foto van je cv is alleen een afbeelding, en die kunnen veel systemen niet lezen. Test het door de tekst te selecteren en te kopiëren.
Volg altijd de instructie in de vacature. Staat er niets, dan zijn een Word-bestand en een PDF met selecteerbare tekst allebei een goede keuze. Een PDF houdt je opmaak vast, Word wordt soms expliciet gevraagd. Stuur in beide gevallen geen scan of foto van je cv: daarin staat alleen een afbeelding, geen tekst, en veel systemen kunnen dat niet lezen.
Het kan goed gaan, maar je weet vooraf niet welk systeem de werkgever gebruikt. Greenhouse noemt een kolommenindeling expliciet als mogelijke oorzaak van een mislukte import. Solliciteer je via een portaal, dan is één kolom de veiligste keuze. Twijfel je, doe dan de kopieer- en plaktest: staat de tekst in Kladblok door elkaar, dan zit het probleem in de kolommen.
Er is geen vast aantal. Neem de functietitel, de harde eisen en de belangrijkste vaardigheden uit de vacature over, alleen als ze kloppen, en zet ze in context: een vaardigheid in je profiel én in een functieomschrijving is sterker dan één keer onderaan. De ATS-check van Resumate kijkt ook of je genoeg vaardigheden noemt.
Een foto zelf is meestal geen probleem, de software slaat hem over. Het wordt wel een probleem als er tekst in een afbeelding staat, of als de foto in een zijbalk staat waardoor je cv in kolommen uiteenvalt. Een foto is in Nederland niet verplicht.
Meestal niet. Een ATS slaat sollicitaties op en maakt ze doorzoekbaar. Sommige werkgevers stellen filters of knock-outvragen in, maar een besluit dat je in aanmerkelijke mate treft mag volgens de AVG niet zomaar volledig automatisch worden genomen. Vaker is het probleem dat een slecht gelezen cv niet gevonden wordt.
Doe de kopieer- en plaktest en de zoektest uit deze gids, en upload je cv in de gratis ATS-check van Resumate. Je ziet binnen seconden je score, zonder account. De verbeterpunten per onderdeel horen bij Pro. De check kijkt naar leesbaarheid, structuur, trefwoorden en opmaak. Zie de score als een inschatting: er bestaat geen universele ATS-score die elke werkgever gebruikt.
Deze gids is van Resumate op getresumate.nl, een cv-tool voor werkzoekenden. We zijn niet verbonden aan RESUMate.com of andere tools met een vergelijkbare naam.
Resumate is een AI cv-bouwer voor werkzoekenden, te vinden op getresumate.nl en getresumate.com. Wij helpen kandidaten voorbij de filter met een cv, een motivatiebrief en een match per vacature. Resumate is geen ATS voor recruiters en geen vacaturebank.